Estem assistint a un continu anunci de retallades en multitud de situacions; sovint aquestes retallades es fan sense haver fet una anàlisi dels processos que possibiliti implementar innovacions que permetin que, amb menys recursos, es puguin oferir les mateixes prestacions o gairebé.
Aquest post és conseqüència de que la propera setmana començaré la docència de l’assignatura de “Innovació en processos” en el Màster en Gestió de la Innovació Empresarial que s’imparteix a la EAE-OBS. En aquest llarg cap de setmana en què he estat repassant els continguts i amb el divers allau de notícies relacionades amb l’economia i la innovació en general, he tingut temps per fer-me preguntes que podríem dir que són “senzilles” però que les seves respostes tenen una gran transcendència.
1) S’ha definit un pla per “innovar en processos” en tot el que afecta les retallades que s’estan plantejant?
Si la resposta és que no, llavors és per preocupar-se seriosament sobre el futur que ens espera. Esperem que la resposta sigui SI. La forma en què es desenvolupin les diverses actuacions en el futur ens dirà si hi havia un pla.
2) És tan difícil innovar en processos?
La resposta és NO, si es fa de forma sistemàtica. Però si no hi ha una metodologia llavors no és que sigui difícil, és que és impossible que hi hagi innovació.
3) I quines passes es requereixen per a innovar en processos?
Doncs, podem usar els que van definir, en un llunyà 1995, Brandon i Morris en el seu llibre “Reingeniería. Cómo aplicarla con éxito en los Negocios”.
Aquestes passes són:
• Identificar els possibles projectes.
• Analitzar l’impacte inicial.
• Seleccionar l’esforç i definir l’abast.
• Analitzar la informació bàsica del procés.
• Definir les alternatives, simular nous processos i nous fluxos de treball.
• Avaluar l’impacte potencial dels costos i beneficis de cada alternativa.
• Seleccionar la millor alternativa.
• Implementar l’alternativa seleccionada.
• Actualitzar la informació i la guia bàsica del nou posicionament.
I com ja he exposat en altres post un dels passos més importants és el que correspon a la descripció del procés, per aquesta fase recomano un altre instructiu llibre d’en William E. Trischler titulat “Mejora del Valor Añadido en los Procesos“.
Ambdues publicacions no són estrictament d’innovació però les metodologies que s’hi desenvolupen permeten una comprensió de la situació actual i obren unes interessants perspectives per desenvolupar innovacions en procés.
4) I com generem solucions innovadores per a aquests processos?
Per fer això, una de les metodologies que m’agrada, per la diversitat d’eines que planteja, és la coneguda com TRIZ, que ens defineix en funció del procés que vulguem reduir el seu cost una sèrie d’estratègies o “principis inventius” que ens permetran focalitzar la nostra creativitat a proposar diferents solucions “innovadores”.
Una de les eines que es poden utilitzar és la que s’anomena “Trimming (retallar)” que consisteix a preguntar-se: Per què no eliminem X? on X és qualsevol etapa del procés.
A continuació haurem de preguntar: Quines funcions es veurien afectades?, són necessàries?, si són necessària hi ha una altra etapa que pugui realitzar-les?
Aquesta eina d’eliminar etapes dels processos sovint ens posa en evidència tasques que amb el temps s’han anat afegint sense aportar valor, o tasques que ja no tenen sentit perquè les tecnologies existents permeten la seva automatització (és el cas de l’aparició del correu electrònic).
Cal, per tant, que abans de reduir de forma arbitrària i en base a percentatges els processos en les organitzacions (incloent les Administracions Públiques) es realitzi un pla per a la “innovació dels processos” que utilitzi les metodologies que he proposat (o qualsevol altra que es consideri), i especialment es faci un exercici de conseqüències en què s’avaluï com afectarà als diversos “grups d’interès”.
Ara cal més que mai utilitzar la “innovació sistemàtica” per optimitzar els recursos disponibles i intentar oferir els mateixos serveis que fins ara. Cal repensar el que es fa, com es fa i per què es fa.
Si innovem, guanyem tots.
